ISO 30301 Doküman ve Kayıt Yönetim Sistemi Belgesi

ISO 30301 Doküman ve Kayıt Yönetim Sistemi Belgesi, bir kuruluşun kayıtlarını oluşturma, saklama, erişim ve imha süreçlerini güvenilir ve yasal şartlara uygun şekilde yönettiğini bağımsız bir denetimle kanıtlar. GSS Turkey olarak kayıt yönetim sisteminizi kurmanız için danışmanlık sağlıyoruz.

ISO 30301 Nedir?

ISO 30301, kayıt yönetim sistemi (MSR) için şartları belirleyen uluslararası standarttır. Kayıtların özgünlük, güvenilirlik, bütünlük ve kullanılabilirliğini güvence altına almayı hedefler.

Standart diğer ISO yönetim sistemleriyle aynı yapıyı kullanır ve kişisel verilerin saklama-imha yükümlülükleriyle birlikte ele alınabilir.

ISO 30301 Standardının Temel Şartları

Kayıt politikası ve sorumluluklar
Kayıt sınıflandırması ve envanteri
Saklama süreleri ve imha: Yasal ve iş gereksinimlerine göre saklama planı.
Erişim ve güvenlik: Yetkilendirme ve koruma.
Dijital ve fiziksel arşiv yönetimi
İzleme ve iyileştirme: İç tetkik ve yönetimin gözden geçirmesi.

Kimler İçin Uygundur?

Yoğun doküman ve kayıt üreten kuruluşlara uygundur:

Kamu kurumları ve belediyeler
Hukuk, finans ve sağlık kuruluşları
Dijital arşive geçen şirketler

İşletmenize Faydaları

Kayıtlara hızlı ve güvenli erişim
Yasal saklama ve imha yükümlülüklerine uyum
Arşiv maliyetlerinin azalması
Denetimlerde kanıt sunmanın kolaylaşması

ISO 30301 Belgelendirme Süreci

GSS Turkey bir danışmanlık firmasıdır. Belge, bağımsız ve akredite bir belgelendirme kuruluşu tarafından düzenlenir. Süreç iki bölümde ilerler:

GSS Turkey ile hazırlık

Ücretsiz ön görüşme ve GAP analizi: Mevcut uygulamalarınızı standart şartlarıyla karşılaştırır, eksikleri raporlarız.
Kayıt envanteri: Kayıt türleri, sahipleri ve saklama süreleri belirlenir.
Dokümantasyon: Kayıt politikası, saklama-imha planı ve erişim prosedürleri hazırlanır.
Eğitim: Kayıt sorumluları ve birim yöneticileri için kayıt yönetimi eğitimi verilir.
Uygulama ve iç tetkik: Sistem sahada işletilir, iç tetkik ve yönetimin gözden geçirmesi yapılır.
Belgelendirme kuruluşu seçimi: Bu standart için akreditasyon kapsamı bulunan bir belgelendirme kuruluşu seçiminde ve başvuruda destek oluruz. Akreditasyonun önemi için ISO Belgelerinde Akreditasyonun Önemi: Geçerli ve Güvenilir ISO Belgesi Nasıl Alınır? yazımıza bakabilirsiniz.

Akredite belgelendirme kuruluşunun denetimi

Aşama 1 denetimi: Dokümantasyon ve sistemin hazırlık durumu incelenir.
Aşama 2 denetimi: Sistemin sahada uygulanışı denetlenir. Denetim günlerinde GSS Turkey yanınızdadır.
Uygunsuzlukların kapatılması ve belge: Varsa uygunsuzluklar giderilir, belgelendirme kuruluşu belgeyi düzenler.
Gözetim ve yeniden belgelendirme: Belge genellikle 3 yıl geçerlidir; bu sürede yıllık gözetim denetimleri yapılır, 3. yılın sonunda yeniden belgelendirme denetimi gerçekleştirilir.

Süreyi ve Maliyeti Etkileyen Faktörler

Hazırlık süresi ve danışmanlık maliyeti kuruluştan kuruluşa değişir. Belirleyici başlıca etkenler:

Kayıt hacmi ve türleri
Dijital ve fiziksel arşiv durumu
Birim ve lokasyon sayısı
Seçilen belgelendirme kuruluşunun denetim gün sayısı ve ücret politikası

Daha fazla bilgi için ISO Belgesi Fiyatları Neye Göre Değişir? yazımızı inceleyebilirsiniz. Size özel süre ve teklif için ön görüşme yapmamız yeterlidir.

Sık Sorulan Sorular

ISO 30301 KVKK saklama-imha yükümlülüğüne yardımcı olur mu?

Evet. Saklama ve imha planlarının sistemli yönetimi, kişisel verilerin saklama-imha süreçleri için de güçlü bir altyapı sağlar.

Bu belge akredite mi?

Bu standart için akreditasyon kapsamı bulunan belgelendirme kuruluşu sayısı sınırlı olabilir ve kapsam ülkeden ülkeye değişir. Belgelendirme kuruluşunu seçerken akreditasyon kapsamını birlikte kontrol ederiz.

İlgili İçerikler

Neden GSS Turkey?

GSS Turkey; sürdürülebilirlik, çevre yönetimi ve ISO yönetim sistemleri alanlarında danışmanlık hizmeti veren bir firmadır. Kayıt yönetimini mevcut kalite, bilgi güvenliği ve kişisel veri sistemlerinizle uyumlu şekilde kurarız. Sisteminizi kâğıt üzerinde bırakmadan, günlük operasyonunuza uygun şekilde kurar ve denetim günlerinde sahada yanınızda oluruz. Bağımsızlık ilkesi gereği belgeyi akredite belgelendirme kuruluşu düzenler; bu da belgenizin geçerliliğinin güvencesidir.

ISO 30301 için Teklif Alın

İşletmenize özel ISO 30301 danışmanlık süreci ve teklif için ücretsiz ön görüşme planlayalım.

Telefon: +90 212 909 04 77 · WhatsApp: +90 540 909 04 77 · E-posta: info@gssturkey.com · İletişim formu →